En nuestra cultura casual, el arte de introducir a alguien en un nuevo entorno parece haberse ido por el mismo camino que el periódico o las notas escritas a mano: es bonito, ¿pero quién tiene tiempo para ello? Lo que debemos recordar como comunidad global es que aunque el coworking puede resultarnos tan familiar como enviar un mensaje de texto, la idea de compartir espacios de trabajo es aún rara y a veces puede resultar intimidante para nuevos o potenciales miembros. Como todos estamos interesados en hacer crecer nuestros espacios de coworking para convertirlos en comunidades y negocios sostenibles, parece obvio que retener a nuevos miembros juega un importante papel en nuestro éxito colectivo.
Anima a los nuevos miembros a “quitarse la chaqueta y quedarse un rato”.
Creo que la mayoría estaremos de acuerdo en que hubo un momento en el que algo inesperadamente “cool” o útil ocurrió mientras cotrabajábamos. Este “momento” nos ayudó a decidir que el coworking nos gustaba y que queríamos más de él en nuestra vida. Por supuesto, tienes que sentirte lo suficientemente cómodo en el espacio para llegar a participar en ese momento, razón por la cual es necesario un proceso para animar a los nuevos miembros a que “se quiten la chaqueta y se queden un rato”.
Crea documentación de bienvenida con información sobre el espacio.
Liz Elam de Link Coworking compartió su proceso para conseguir que los nuevos miembros se instalen, que incluye desde una carpeta de bienvenida que les ayuda a familiarizarse con el espacio y las áreas a su alrededor, hasta la creación de su perfil como miembro en la página web. “Una vez que tienen la carpeta en las manos, hacemos sonar la campana, y todo el mundo empieza a aplaudir, gritar, etc.”, cuenta Elam. “Creo que marca una diferencia. Se sienten como parte oficial de algo”.
Presenta a los nuevos miembros.
Elam también se toma el tiempo necesario para presentar a los nuevos miembros y cuando llegan al mismo tiempo más de uno, organiza una “happy hour/mezcladora” para que los miembros actuales puedan conectar con los nuevos. “También recomiendo que se presenten a través de Mavenlink (usamos su función networking para que nuestros miembros se comuniquen), y que lancen una pregunta para que el resto de los coworkers la contesten”, cuenta.
Haz un mural de coworkers.
“El mural de coworkers tiene datos divertidos sobre la gente y lo que hacen. Me he dado cuenta de que mucha gente lo mira al menos una vez a la semana para ver si hay nuevos miembros en Creative Density. También anuncio a los nuevos miembros en la pizarra blanca, y le recuerdo a la gente que les den la bienvenida chocando las manos. En general, los miembros prestan atención y se dan cuenta cuando hay nuevos miembros y les buscan, lo que ayuda a introducir a las personas dentro de la comunidad”.
Mesa para novatos en sus primeros días.
“Recomiendo que los nuevos miembros pasen un día en nuestra gran mesa en la parte alta, donde las conversaciones fluyen con facilidad y la gente se relaciona rápidamente. La mayor parte pasa un día o dos en esta mesa antes de moverse a la planta más grande con mesas bajas, y por eso mismo acaban formando parte de la comunidad antes. Si no lo hacen, paso con ellos medio día en el sitio que hayan elegido. Me imagino que todo el mundo se siente cómodo conmigo ya que estoy aquí todo el día e inicio conversaciones y conexiones”.
¡No fuerces a los miembros a actuar, limítate a facilitar!
Una clave para facilitar de verdad un clima de bienvenida es conseguir que el resto de la comunidad se involucre. Puedes organizar un evento para mezclarse con el recién llegado, pero si nadie acude, no será muy acogedor. Puedes presentar a los nuevos miembros a voces en medio del espacio, pero si todo el mundo vuelve a ponerse los casos o regresa a sus conversaciones privadas inmediatamente, solo hará que el nuevo quiera largarse cuanto antes.
Siéntate y pregunta a tus coworkers.
Siéntate con algunos de tus miembros permanentes, y haz que hablen sobre su momento ”mágico” en la comunidad. Pregúntales quién o que causó esa impresión en ellos, y haz que piensen en cómo ellos podrían contribuir a que ese momento le ocurriera a un nuevo coworker.
Anima a la gente a cambiar sus puestos o a organizar comidas en grupo.
Anima a la gente a que dejen sus puestos habituales y se sienten cerca del nuevo miembro; a averiguar su lugar favorito para almorzar y organizar un grupo para ir a comer; o simplemente pregúntales (usando su nombre) su opinión cuando haya ideas circulando por el espacio.
Ofrece un recorrido inicial.
Asegúrate de explicar pequeños detalles que crean una gran diferencia el primer día: por ejemplo, el recorrido inicial, como conectarse a Internet, las pautas para el uso de la sala de conferencias, horarios, impresoras, recursos online, llamadas de teléfono, claves/cómo bloquear o desbloquear algo, etc.
